E-Mail-Chaos? Mit E-Mail-Archivierung Schnee von gestern.
E-Mail Archivierung - Mailserver entlasten, Kosten reduzieren, Produktivität erhöhen.
Reduzieren Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt E-Mail-Archivierung auf ein Minimum. Wir begleiten Sie fachmännisch Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan den Betrieb des Archives.
Jetzt NEU: E-Mail-Archivierung in unserem Rechenzentrum in Berlin.
- Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten
- Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren
- Wir planen die Lösung individuell nach Ihren Anforderungen
- Wir übernehmen den Betrieb und Wartung der Lösung
- Wir stellen sicher, dass auch beim steigenden E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen
Sicherheit
- Rechenzentrum auf deutschem Boden
- Höchste Sicherheit und Verfügbarkeit
- Unterstützung bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen
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Ausführliche Informationen zur E-Mail Archivierung
Jeder kennt sie, jeder hasst sie: die Suche nach E-Mails, die scheinbar vom Erdboden verschluckt wurden. Dabei ist gerade jetzt diese eine bestimmte E-Mail wirklich wichtig!
Dass verschwundene E-Mails aber nicht nur ärgerlich, sondern auch rechtlich problematisch sein können, wissen nur wenige. Fakt ist jedoch: Grundsätzlich muss unabhängig von der Unternehmensgröße alles archiviert werden, was mit einem steuerlich relevanten Prozess zu tun hat - das ist seit Inkrafttreten der GoBD Pflicht.
Nur eine E-Mail-Archivierungslösung wird diesen Anforderungen gerecht. Handeln Sie also jetzt!
E-Mail-Archivierung: die Sachlage
E-Mails, die als Handelsbriefe eingestuft werden, müssen sechs Jahre archiviert werden, steuerrechtlich relevante
E-Mails sogar zehn Jahre. Ausschlaggebend dafür sind die in Deutschland geltenden rechtlichen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, kurz: die GoBD.
Sie verpflichten Unternehmen unter anderem dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Darunter fällt jegliche Art der Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht hat, also Dokumente wie Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Sanktionen drohen bei Nichterfüllung
Verantwortlich für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen ist die Geschäftsführung eines Unternehmens. Wird die Pflicht nicht erfüllt, drohen steuer- rechtliche und in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Tatsache ist also: Um die E-Mail-Archivierung kommen Sie nicht drumrum.
Die gute Nachricht: Eine funktionierende E-Mail-Archivierung ist kein Hexenwerk und steht Ihnen in Windeseile zur Verfügung. Und noch einen Zahn möchten wir Ihnen ziehen: Eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist nicht nur ein aufgezwungenes Mittel zum Zweck. Sie hat nämlich auch zahlreiche Vorteile für Sie im Gepäck!
Ihre Vorteile durch E-Mail-Archivierung
- Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten effizienter und produktiver
- Langwieriges, aufwändiges und kostspieliges Suchen nach bestimmten E-Mails entfällt, ebenso die aufwändige E-Mail-Sortierung
- Schutz vor Datenverlusten
- Vereinfachung von Backup und Wiederherstellung
- Smarte Komprimierung und Auslagerung beugt überfüllten E-Mail-Postfächern und Servern vor
- Rechtliche Sicherheit: Gesetzliche Vorschriften werden komplett erfüllt
Journalarchivierung ist die ideale Lösung, wenn es um die Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Anforderungen geht, denn sie garantiert folgende Vorteile:
- Vollständigkeit: Die sofortige Archivierung von E-Mails bei Ein- und Ausgang gewährleistet, dass der gesamte E-Mail-Verkehr im Unternehmen lückenlos aufgezeichnet wird.
- Originaltreue und Manipulationssicherheit: Dadurch, dass E-Mails schon vor der Ablage im Postfach archiviert werden, wird sichergestellt, dass diese nicht absichtlich oder unabsichtlich manipuliert werden können.
- Verfügbarkeit 24/7: E-Mails lassen sich innerhalb kürzester Zeit mitsamt aller Metadaten wieder aus dem Archiv herstellen. Eine umfassende Suchfunktion erleichtert hier das schnelle Auffinden der benötigten E-Mails.
Unsere Leistungen im Überblick
- Installation und Einrichtung der E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen
- Unveränderbare, revisionssichere Ablage Ihrer E-Mails
- Hohe Datensicherheit dank komplexer Verschlüsselungsverfahren
- Sichere Datenablage auf deutschen Servern
- Webbasierter Zugriff, damit Sie von überall aus auf Ihr E-Mail-Archiv zugreifen können
- Microsoft-Outlook-Integration möglich
- Protokollierung aller Aktionen, damit Sie jederzeit alle Handlungen nachvollziehen und nachweisen können
E-Mail-Archivierung auch als Managed Service
Möglicherweise haben Sie davon bereits gehört; vielleicht setzen Sie Managed Services sogar schon in Ihrem Unternehmen ein. In jedem Fall möchten wir Ihnen diesen zukunftsweisenden Rundum-sorglos-Service kurz näherbringen.
Warum? Weil Managed Services für Sie und Ihr Unternehmen die entscheidenden Mehrwerte liefern, um unbeschwert, effizient und ohne böse Überraschungen zu arbeiten.
Was sind Managed Services?
Bei Managed Services geht es in erster Linie darum, dass Ihr IT-Dienstleister, Ihr sogenannter Managed Services Provider (kurz MSP), Ihnen die Sorgen um bestimmte IT-Bereiche oder sogar Ihre gesamte IT abnimmt. Ihr MSP hat dabei stets ein Auge auf Ihre IT. Er erkennt Probleme frühzeitig und greift ein, bevor Sie Ausfälle in Ihrem Arbeitsablauf überhaupt bemerken. Durch Managed Services entscheiden Sie sich also proaktiv gegen Systemausfälle und andere kleinere Probleme, die ansonsten Ihren Arbeitsalltag und den Ihrer Mitarbeiter behindern könnten.
Für diese Leistung berechnet Ihr MSP monatlich eine feste Servicepauschale. Auch in dieser Hinsicht erwarten Sie also keine bösen Überraschungen. IT-Probleme können frühzeitig erkannt und behoben werden. Ungeplant hohe Rechnungen für einen IT-Dienstleister entfallen. Für Sie bedeutet das also zweierlei: kalkulierbare Kosten und eine verlässliche IT.
Ihre IT? Läuft – mit Managed Services!
Als Ihr erfahrener IT-Dienstleister empfehlen wir kleinen und mittleren Unternehmen den Einsatz von Managed Services. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie profitieren zum monatlich attraktiven Festpreis von einer funktionierenden IT, müssen kein eigenes IT-Personal beschäftigen und Ihre Arbeitsprozesse werden nicht von unnötigen Zwischenfällen gestört. Lassen Sie sich von uns kompetent beraten! Gern ermitteln wir Ihren individuellen Bedarf gemeinsam mit Ihnen und können Ihnen anschließend die passenden Managed Services empfehlen. Die beliebte E-Mail-Archivierung ist nämlich längst nicht das Ende der Fahnenstange in Hinblick auf unsere umfangreichen Managed-Services-Produkte
