Wie sich mit Journaling E-Mails revisionssicher nach GoBD archivieren lassen
Beim Journaling – also der Archivierung direkt nach Ein- oder Ausgang einer E-Mail – wird die ein- oder ausgehende E-Mail in ein Sammelpostfach kopiert. Die sogenannte Journalarchivierung legt diese E-Mail anschließend im passenden Archiv des Benutzers ab. So wird eine vollständige, originalgetreue, manipulationssichere und jederzeit verfügbare Archivierung gewährleistet.
Neben dem Journaling besteht aber auch die Möglichkeit der Archivierung von Benutzerpostfächern, bei der E-Mails aus einzelnen oder gemeinsam genutzten Postfächern in regelmäßigen Abständen archiviert werden. Dabei bleibt die Ordnerstruktur bestehen, sodass Nutzer im Archiv ihre gewohnte Ablagestruktur vorfinden. Hier besteht allerdings die Gefahr, dass E-Mails von Nutzern vor der Archivierung versehentlich oder beabsichtigt verändert oder gelöscht werden.
Ein gleichzeitiger Einsatz von Journaling und Postfacharchivierung kombiniert die Vorteile beider Lösungen. So werden alle E-Mails rechtssicher direkt bei Ein- oder Ausgang archiviert, während Anwender im Archiv weiter über ihre bekannten Ordnerstrukturen verfügen. Diese Lösung benötigt nur geringfügig mehr Speicherplatz, sofern die entsprechende E-Mail-Archivierungslösung eine interne De-Duplizierung ermöglicht.
Eine solche rechtssichere E-Mail-Archivierung lässt sich problemlos mit den Lösungen von MailStore umsetzen. Mit der nach IDW PS 880 und EU-DSGVO zertifizierten E-Mail-Archivierungslösung – sowohl als On-Premises- als auch als Managed Services-Variante verfügbar – sorgen Sie dank Journaling dafür, dass Ihre Kunden stets rechtlichen Ansprüchen wie zum Beispiel der Aufbewahrungspflicht und Revisionssicherheit nach GoBD gerecht werden können. Dank der internen De-Duplizierung bieten Ihnen MailStore Server und MailStore SPE zudem die Möglichkeit zum ressourcenschonenden, gleichzeitigen Einsatz von Journaling und Postfacharchivierung.
