Dokumenten-Management im Handwerksbüro?

Viele Handwerker fragen sich zu Recht: Lohnt sich die Investition in ein Dokumenten-Management-System?

Dokumenten-Management im Handwerksbüro?

Erfahrungen in der Praxis haben gezeigt, dass durch Scannen und Verschlagworten von Dokumenten etwa doppelt so viel Zeit benötigt wird, wie für die traditionelle Papierablage. Sobald es jedoch zu Rückfragen und Nachforschungen kommt, zeigen sich die Vorteile: Die meisten Gespräche können direkt am Telefon oder per E-Mail komfortabel und schnell abgewickelt werden. Niemand muss (womöglich im Keller) die entsprechende Akte holen, denn alle Dokumente sind leicht und schnell auffindbar - auch noch nach Jahren. Wer sich näher mit den marktgängigen "Stand-Alone"-Dokumenten-Management-Systemen beschäftigt, stellt schnell fest: Die Anschaffung eines Scanners und einer Verwaltungssoftware ist der kleinste Teil.

Die Einführung, der laufende Betrieb und Betreuung der Systeme treibt Kosten in die Höhe:

  • Um Daten wieder auffinden zu können, werden Klassifizierungen zur Verschlagwortung erdacht.
  • Nicht jeder Mitarbeiter darf alle Dokumente sehen, also werden Benutzerrechte geregelt.
  • Die Dokumentenablage wird an die bestehende kaufmännische Software angebunden, oder die doppelte Ablage in Kauf genommen.
  • Die Verwaltungssoftware muss zusätzlich zu den anderen Programmen auf dem neuesten Stand gehalten werden, um dem technischen Fortschritt gerecht zu werden.

Unbestritten ist:

Die Vorteile kommen dann richtig zum Tragen, wenn die kaufmännische Software - in der die meisten Dokumente erstellt werden - die Ablage und Verwaltung von Dokumenten (auch externen) sinnvoll integriert. Die Software ist den Mitarbeitern bekannt, somit kann die Einweisung auf ein Mindestmaß reduziert werden oder ganz entfallen. Zugriffsrechte sind in einer guten kaufmännischen Software Standard und greifen auch für die elektronische Ablage. Die Softwarepflege und -Weiterentwicklung läuft parallel mit der Basissoftware.

Es geht noch besser:

Eine gute kaufmännische Software macht die tägliche Dokumentenablage für ihre Anwender so leicht wie möglich. Beispielsweise können in IN-FORM an verschiedensten Stellen Dokumente eingescannt oder hinzugefügt und wieder aufgerufen werden (Adressen-, Artikel-, Mitarbeiter-, Projekt-, Servicekartei, Ordner, Schriftstücke, Eingangsrechnungen, Positionsbearbeitung, Kundendienstvorgänge, Zentrales Informationssystem, Ablagejournal). Die Verschlagwortung von Dokumenten geschieht halbautomatisch und praktisch nebenbei. Eine Vorschau ermöglicht das Wiedererkennen auf einen Blick. Die alles übergreifende Zentrale von IN-FORM wird mit der Dokumentenablage für den Anwender zur allwissenden Kristallkugel: ALLE Dokumente sind sichtbar, egal ob Angebote, Briefe, E-Mails, PDFs, Fotos, Notizen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Skizzen, Arbeitsberichte etc. Der Kunde wird "gläsern". Rückfragen und Nachforschungen können so komfortabel und schnell abgewickelt werden. Der Software-Hersteller IN-Software ist bekannt für Software, die bis ins letzte Detail durchdacht ist. Diese Philosophie greift auch für die Dokumentenablage: Die Produktentwickler investierten zwei Jahre in Konzeption, Entwicklung und Feinschliff. In der mehrmonatigen Testphase flossen die Praxis-Erfahrungen von einigen Pilotanwendern ein. Zusätzlich setzte IN-Software die Dokumentenablage im eigenen Büro ein. Heiko Vollmer, Produktmanager von IN-Software kommentierte wie folgt: "Wir bieten unseren Anwendern nichts an, was wir nicht selbst auf Herz und Nieren testen."

Die Dokumentenablage ist als Zusatzmodul zur kaufmännischen Software IN-FORM PROfessional und IN-FORM FLEX konzipiert.

Die IN-Software GmbH wurde 1986 gegründet und stellt Softwareprodukte her, sowohl für kleine und große Handwerksbetriebe als auch für kleinere Industrie- und Fertigungsbetriebe. Mit weit über 100 Mitarbeitern betreuen wir ca. 25.000 zufriedene IN-Software-Anwender in ganz Deutschland.

Mehr über IN-Software und IN-FORM Software auf www.in-software.com

Quelle: IN-Software GmbH